販売管理をエクセルで行う課題とは？
システム導入のメリットを比較解説

企業が利益を得るためにも自社の商品が「いつ」・「誰に」・「いくら」で販売したのかを管理する必要があります。この一連の管理を行うのが「販売管理システム」です。
販売管理はシステムを導入せずに、エクセルでも管理は可能ですが、そこには障害もあります。
本コラムではエクセルで販売管理を行う際の課題や販売管理システムの導入効果をご紹介いたします。

目次: 1.エクセルで販売管理; 2.エクセルで販売管理を行うメリット; 3.エクセルで販売管理を行うデメリット; 4.販売管理システム導入の効果; 5.まとめ

1．エクセルでの販売管理

汎用性に優れたエクセルは、販売管理を始める際に導入しやすいツールの1つです。広告や制作業など複数の売上・原価の管理が必要な場合は、一般的な販売管理では自社に合わず、エクセルを活用している企業様もいらっしゃいます。

エクセルで販売管理を行うメリットは、汎用性が高く、自由に管理ができるため、業種問わず運用が可能です。また、ネットで検索を行えば、管理票のテンプレートもダウンロードできるので手軽に始めることができます。
社内用のPCにもともとインストールされていることも多く、コストを掛けずに管理ができることもメリットです。

エクセルで販売管理を行うことは、汎用性の高さやコストがかからないことからメリットもありますが、反対に課題もあります。

【関連ページ】
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2．エクセルで販売管理を行うメリット

販売管理の第一歩として多くの企業がエクセルを採用しているのは、専用システムにはない手軽さと柔軟性があるからです。主に以下のようなメリットがあります。

2.1 導入コストを最小限に抑えられる

すでに多くの企業で導入されているOfficeソフトを活用するため、追加のシステム購入費や月額ライセンス料がかかりません。コストをかけずに今すぐ始められるのが最大の利点です。

2.2 自社独自の運用に合わせたカスタマイズが自由自在

専用システムは決められた枠組みで運用する必要がありますが、エクセルはセルの配置や計算式、レイアウトを自由に変更できます。自社特有の商習慣や複雑な計算ロジックにも柔軟に対応可能です。

2.3 操作に慣れているため教育コストがかからない

日常的に業務で使用するツールであるため、新しいシステムの操作を覚える必要がありません。導入初日からスムーズに運用を開始でき、現場の混乱を最小限に抑えられます。

3．エクセルで販売管理を行うデメリット

一方で、事業の規模が拡大し、扱うデータ量や関わる人数が増えるにつれて、エクセル特有の限界が顕著になります。エクセルで販売管理を行っている企業様でよく伺う課題をご紹介します。

3.1 リアルタイムの情報を更新できない

担当者個人のPCでエクセルを更新し、全社のファイルを書き換えるというフローの場合、なかなか最新の情報を全社に共有することが難しく、特に経営判断が必要な経営層に最新の情報が渡るのが遅くなるという状況が発生します。
複数人でエクセルを共有していても、誤って削除してしまったり、他の担当者が誤って更新してしまったりする可能性があるため、バックアップを常に取る必要があります。

3.2 業績の集計に手間がかかる

蓄積されたデータから担当者やクライアント、売上種目別に業績を見たい場合、集計を行うのに時間と手間が必要です。関数やピボットテーブル、マクロを使用する必要があり、それなりにエクセルを活用できる人でないと正確な集計も難しいでしょう。

3.3 請求漏れのリスクが高い

前回のコラム「請求書を出し忘れてしまうと、どうなるのか？出し忘れを防ぐ方法をご紹介」でもご紹介した通り、エクセルでの管理はシステムに比べ、請求漏れのリスクが高くなります。システムでは請求漏れを確認できる帳票や機能が備わっていますが、エクセルでは人力で請求済みなのかを管理しなければならないため請求漏れのリスクが高くなります。

3.4 エクセルが重くなる

エクセルはファイルサイズが大きくなると動作が重くなってしまいます。データを入力や業績管理をしたいにもかかわらず、エクセルを開くことに時間が掛かってしまうと日々の業務に支障をきたします。データが重くなりすぎて、これまで蓄積してきたデータを損失してしまう可能性もあるのです。

4．販売管理システム導入の効果

エクセルでの管理はコストを抑え、自社に合うように管理することができる反面、課題も多くあることが分かりました。
ここでは、販売管理システムを導入した際に業務がどのような効果があるのかをご紹介します。

4.1 リアルタイムの情報が閲覧可能

販売管理システムを導入することにより、担当者が更新した情報をすぐ閲覧することが可能となります。経営層は常に更新された情報を閲覧することができるため、経営判断に時間のロスがなくなり、状況に応じた判断が可能となります。

4.2 簡単に業績を見ることが可能

販売管理システムでは、登録された売上情報を基に担当者やクライアント、売上種目別などの業績を簡単に確認することが可能です。
期首から期末までの累積や各月の予算、前年実績の比較も販売管理システムなら容易に確認することができます。

4.3 請求漏れのリスクが低くなる

課題でも記載したとおり、販売管理システムでは請求漏れを確認できる機能や帳票を搭載しています。五十日に確認することによって請求漏れを防ぐことが可能です。

4.4 案件の収益管理が可能

案件に紐づく売上や売上に紐づく原価を登録することができるため、案件全体の収益はもちろんのこと、各売上ごとの収益を見ることが可能です。また、案件に紐づく稼働工数や経費を含めて収益管理を行うことが可能です。
仮に赤字案件になってしまったとしても、どこに赤字の原因があったのかを確認することができるのです。

4.5 データの蓄積が可能

販売管理システムではデータをデータベースに保存しているため、今まで蓄積された大切なデータを損失するリスクを下げることが可能です。また、蓄積されたデータを簡単に検索することもでき、似た案件はあるか、その時どうだったかを確認することが可能です。

5．まとめ

汎用性がありコストもかからないことから、エクセルで販売管理を行う企業様もいらっしゃいます。しかし、課題で挙げたように集計の手間やデータの閲覧・保存を考えると、システムで管理をした方がより効率的です。中小企業様向けの販売管理システムも普及しているため、エクセルでの管理に課題を感じているならば、システムの導入を検討してみることをお勧めいたします。

弊社がご案内している販売管理システムは、広告や制作など案件ベースのビジネスに特化しています。

•案件の収益管理ができていない
•複数の売上・原価の管理が煩雑
•業績を見るのに手間を感じている

など、課題がございましたらお気兼ねなくご相談ください。

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よくある質問

小規模な組織でもシステムを導入するメリットはありますか？

はい。むしろ、少人数の組織こそ大きなメリットを実感いただけるかと思います。少人数だと一人が担当する業務が幅広く、「販売管理をエクセルで行う」作業そのものが大きな負担になりがちです。システムで自動化すれば、転記や集計に取られていた時間を、本来の強みであるクリエイティブな仕事や営業活動に充てられるようになります。

今エクセルで管理しているデータは、システムへ移行できますか？

ほとんどのシステムでCSV形式などを用いたデータ移行が可能です。一から手入力をし直す必要はありません。ただし、データの形式を整える「クレンジング」が必要になる場合があります。

システムを入れると、エクセルのような「自由な集計」ができなくなりませんか？

システムには標準的な分析機能が備わっていますが、もし独自の形式で集計したい場合は、システムから必要なデータを抽出（エクスポート）してエクセルで加工することも可能です。「データの蓄積は正確なシステムで、独自の分析は使い慣れたエクセルで」といった、いいとこ取りの運用をされている企業様も多いです。

広告業や制作業特有の「外注費」や「工数」の管理もできますか？

弊社のシステムは、まさにそうした案件ベースのビジネスに特化しています。1つのプロジェクトに紐づく売上、外注費、仕入、さらにはスタッフの稼働工数までをセットで管理できるため、エクセルでは難しかった「案件ごとの正確な利益」をボタン一つで算出できます。

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