経理業務を効率化する方法を解説！

経理担当者必見！
経理業務を効率化する方法を解説

企業の課題の一つに、経理業務を効率化があります。企業の経営を支える経理ですが、手作業で繰り返しの多い業務のため、人為的なミスも起こりやすいです。迅速に経営層へ情報を渡すためには経理業務を効率化することが不可欠です。

そのためには、業務プロセスの標準化やデジタル化が鍵となります。例えば、会計ソフトや経費精算システムの導入により、データの一元管理や自動処理が可能になり、作業時間の短縮とミスの削減が実現できます。さらに、リアルタイムでの情報共有が可能になることで、経営層への報告スピードも飛躍的に向上します。

本コラムでは、経理業務の効率化する方法をご紹介いたします。

目次: 1.経理の役割と目的; 2.経理業務の課題; 3.経理の業務効率化が企業にとってなぜ重要なのか？; 4.経理業務を効率化する方法; 5.効率化することによって得られるメリット; 6.販売管理ツール「ADMAN」の経理業務効率化; 7.まとめ

1.経理の役割と目的

経理は「経営管理」を行う部署で、経営資源である「ヒト・モノ・カネ・情報」を活用し、経営の目標達成に貢献します。そのため、経理は各部門の収支を集計し経営層に提示する必要があります。

さらに、経理は予算の策定や実績との比較分析を行い、無駄な支出の抑制や資金繰りの最適化にも貢献します。また、税務申告や法定調書の作成など、法令遵守の面でも重要な役割を担っています。正確でタイムリーな情報を提供することで、経営層が迅速かつ的確な意思決定を行えるよう支援するのが経理の使命です。

2.経理業務の課題

経理が行う業務は企業を支える上でとても重要ではありますが、経理業務はいまだ手作業で行われ、膨大な時間と労力が必要です。複数データを手動で入力したり、伝票の確認や整理したりする作業を繰り返します。入力ミスや確認漏れ、伝票の紛失など人為的なエラーが発生しやすいリスクがあります。
また、手作業での処理や複数システムの使用によって、情報が断片化してしまうので、経営層や他の部門とのコミュニケーションが滞りやすいです。情報を透明化していくことも経理の課題でしょう。

3.経理の業務効率化が企業にとってなぜ重要なのか？

経理業務の効率化は、企業にとって重要な要素です。経理部門は企業の財務を管理し戦略的な意思決定を支援する役割を担っています。経理の業務が効率化され精度よく、スピーディーに経営層に情報を伝えることにより、経営層の判断も正確性が向上します。経理業務の効率化は企業にとって不可欠なのです。

さらに、経理業務の効率化は人件費や時間の削減にもつながり、限られたリソースをより戦略的な業務に振り向けることが可能になります。例えば、ルーチン業務を自動化することで、分析や予測といった付加価値の高い業務に注力できるようになります。結果として、企業全体の生産性や競争力の向上にも大きく貢献します。

4.経理業務を効率化する方法

経理業務を効率化するためには、入力や確認など、手動で行う定型業務をいかに減らし、自動化するかが鍵となります。これからご紹介する方法を自社の状況に合わせて組み合わせることで、ミスを劇的に減らし、より戦略的な業務に時間を割くことが可能になります。

①会計ソフト・システムの導入・見直し

会計ソフトの導入は効率化の第一歩であり、高機能なクラウド会計ソフトへ乗り換えれば更なる自動化が可能です。

●具体的な自動化の例
・銀行口座・カード連携： Web通帳や利用明細を自動取得し、AIが仕訳候補を作成。担当者は内容を確認するだけで記帳が完了します。
・請求書の自動作成・送付：販売管理システムと連携し、売上データから請求書を自動で作成・送付できます。
・入金消込の自動化：請求データと入金データを自動で照合し、消込作業を行います。これにより毎月の煩雑な確認作業から解放されます。

●導入のポイント
・自社の規模や業種、既存システムとの連携性を考慮して選びましょう。
・サポート体制や、インボイス制度などの法改正への迅速な対応も重要な選定基準です。

②経費精算システムの導入によるキャッシュレス化の推進

従業員の立替経費精算は、申請者から経理担当者まで全員の負担が大きい業務です。経費精算システムと法人カードを組み合わせることで、このプロセスを抜本的に改善できます。

●改善される業務フロー
・申請者：スマートフォンのアプリで領収書を撮影するだけで申請データを作成でき、交通費もICカード履歴から簡単に精算できます。
・承認者：外出先でもスマートフォンから申請内容を確認・承認できます。
・経理担当者：承認されたデータは会計ソフトに自動連携されるため、手入力やチェック作業が不要になります。

●メリット
・小口現金の管理が不要になり、紛失リスクがなくなります。
・従業員の立替負担や申請の手間が減り、生産性の向上に寄与します。

③ペーパーレス化の推進（電子文書管理）

紙でのやり取りは、印刷・郵送・ファイリングといった非効率な作業を生み出します。電子帳簿保存法の改正も追い風となり、ペーパーレス化は急務です。請求書や領収書、契約書などを電子化することで、多くの効果が期待できます。

●具体的な効果
・検索性の向上：書類を探す時間がほぼゼロになります。
・コスト削減：紙代、印刷代、郵送費、保管スペースにかかるコストを削減できます。
・テレワークへの対応：オフィスに出社せずとも、請求書の確認や承認業務が可能になります。

④販売管理システムによる業務プロセスの一元化

経理の課題は、経理部門だけで解決できるものではありません。営業が作成した見積書などの数字を経理が再入力する作業は、二重入力となりミスの温床です。販売管理システムを導入すると、営業が入力した見積・受注情報が経理に連携され、売上計上や請求書発行の元データとなります。入金データも紐づけられるため、案件ごとの利益や売掛金もリアルタイムで可視化されます。これにより、部門間の転記漏れや入力ミスを根本から防ぎます。また、全社で最新データを共有できるため、経営層は正確な経営状況を迅速に把握し、的確な意思決定ができます。

5.効率化することによって得られるメリット

経理業務を効率化することで、得られるメリットがあります。

・時間とコスト削減
手作業で行っていた繰り返しの作業を自動化できれば、人的リソースの節約ができ経費を削減することができます。

・精度と正確性の向上
入力ミスや処理漏れを減らし、データの正確性を確保することができます。誤った情報を基にした意思決定を防ぐことが可能です。

・迅速なレポート作成と分析
データの収集から分析の時間を短縮し、経営層が必要なレポートを素早く作成することができます。これにより、経営層は正確な情報を手にすることができるのです。

6.販売管理ツール「ADMAN」の経理業務効率化

販売管理システムは、販売活動に関するさまざまなプロセスを一元管理します。
ADMANは売上・原価の管理も他に、請求処理、入金・支払管理といった経理業務も含まれるので、転記漏れや入力ミスを防ぐことが可能です。また、広告業では営業や制作、媒体など部署が分かれることが多いと思います。これらの部署の情報を一元管理をすることで経営層も迅速に情報を収集することができます。情報の断片化を防ぎ、効率的な業務運営ができるでしょう。
ADMANはリアルタイムでデータの更新や表示もできます。常に最新情報を保つことで、迅速な意思決定が可能となります。

経理業務効率化するためにADMANには上記で挙げたような一元管理の他に、請求漏れや入金漏れといった処理漏れを確認できる機能を備えています。月次を締める前に処理漏れの確認をすることで、計上漏れを防ぎ正確な情報を経営層に伝達できます。

7.まとめ

昨今では、ペーパーレスやキャッシュレス化、制度改正への対応のためクラウドシステムでの対応を検討される企業も増えています。ツールの導入は繰り返しの手作業で行っていた業務を自動化できるので、経理業務の効率化におすすめです。経理業務を効率化するツールは幅広くありますが、まずは自社の経理業務での課題を明確にしましょう。その課題に沿ってツールの選定をしていくことで、本当の意味で効率化することができます。
ADMANは広告業に特化した販売管理システムです。業務の一元管理や処理漏れを防ぎたい、経営層へ情報伝達を早めたいといった課題を解決いたします。
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