電子帳簿保存法、タイムスタンプがなくても対応できる？
広告代理店が押さえるべき実務対応

1. 電帳法の電子取引データ保存義務のおさらい

2024年1月以降、メールに添付された請求書や領収書のPDF、クラウドサービス上でやり取りした見積書・発注書といった「電子取引データ」は、紙に印刷して保存することが認められなくなり、データのまま保存することが義務となりました。

広告代理店の業務でいえば、以下のようなやり取りがすべて対象になります。

・媒体社から届く請求書（PDF・メール添付）
・外注先（制作会社・フリーランス）とのやり取り
・クライアントとの見積書・発注書・納品書のメール添付、クラウド共有

この電子取引データ保存には、大きく2つの要件があります。

・真実性の確保：データが改ざんされていないことを担保することです
・可視性（検索）の確保：必要なときに探し出せる状態にしておくことです

このうち「真実性の確保＝タイムスタンプが必要」と思い込んでいる方が多いのですが、実際には選択肢が複数あります。

2. 真実性確保の4つの選択肢｜タイムスタンプは選択肢の一つに過ぎない

国税庁の要件では、真実性の確保は次の4つのいずれかを満たせばよいとされています。

ポイントは、この4つのうちどれか1つを満たせばよいということです。①②のようにタイムスタンプ付与の仕組みを整えるにはコストがかかりますが、④の事務処理規程であれば、国税庁が公開しているひな形をベースに自社名称や役職名を書き換えるだけで整備ができます。
実際、多くの中小企業では「タイムスタンプ付きシステムを導入する」よりも「事務処理規程を整備して運用する」方法で対応していケースも多いです。

3. 広告代理店が電帳法で特に困りやすい取引

広告代理店・広告制作会社の業務は、他業種に比べて電子取引データが発生しやすい構造になっています。

・媒体費請求書：媒体社ごとにフォーマットや送付方法（メール添付・専用ポータル・PDF郵送のデータ版など）がバラバラで、数十社分を管理する必要があります

・外注費請求書：制作会社・フリーランスなど取引先数が多く、個人事業主とのやり取りではメール添付が中心になりやすい傾向があります

・見積・発注のメールでのやり取り：クライアントとの見積書・発注書のやり取りが、正式な書面ではなくメール本文や添付ファイルで完結してしまうケースが多く見られます

・案件ごとに複数の証憑が発生する：1つの案件に対して媒体費・外注費・立替経費など複数の取引先・証憑が紐づくため、案件単位で証憑をまとめて管理しないと検索性が保てなくなります

つまり、電帳法対応のハードルは「制度を理解すること」よりも、「取引先数が多く、証憑の形式もバラバラな広告業特有の実務」にどう対応するかにあります。

4. 検索要件をどう満たすか

真実性の確保に加えて、可視性（検索）の要件も満たす必要があります。具体的には、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できる状態にしておくことが求められます（※売上高5,000万円以下の事業者などは検索要件が不要になる猶予措置もありますが、一定規模以上の広告代理店では対象外となるケースが多いため、実務上は検索要件への対応が前提になります）。

対応方法は大きく2つに分かれます。

・ファイル名やフォルダで管理する方法：「日付_金額_取引先名」といった命名規則を決め、年月別のフォルダに保存していく方法です。コストはかかりませんが、取引件数が増えるほど命名・整理のルール徹底が難しくなります

・システムで取引データと紐づけて管理する方法：案件や取引先の情報とセットで証憑データを登録できるシステムを使う方法です。件数が多い広告代理店では、こちらの方が運用が安定しやすくなります

媒体費・外注費など取引先数が多い広告代理店の場合、手作業でのファイル名管理は運用が崩れやすいため、案件・取引先の情報と証憑データを紐づけて管理できる仕組みを検討する価値があります（この点については、後半でADMANでの対応例をご紹介します）。

5. 事務処理規程はどう整備すればいいか

タイムスタンプ付きシステムを導入しない場合、真実性の確保は事務処理規程で対応することになります。整備のポイントは次のとおりです。

1.国税庁公開のひな形を活用します：法人用・個人事業者用のサンプルが公開されており、自社名称・代表者名・管理責任者名を書き換えるだけでベースが完成します

2,記載すべき主な項目を押さえます

・対象となる電子取引の範囲（媒体費請求書、外注費請求書、見積・発注メールなど、自社で発生する取引を具体的に列挙します）
・対象データの具体例
・訂正・削除を行う場合の申請・承認のルール
・運用体制（管理責任者・処理責任者の明確化）

3.規程を作って終わりにしないことが大切です：規程を整備しても、実際の証憑保存フロー（案件登録時にファイルを添付する、担当者以外が勝手にデータを差し替えられないようにする、など）に落とし込み、社内に周知・運用して初めて要件を満たしたことになります

規程の整備自体はコストゼロで進められますが、「日々の案件管理・証憑管理の運用にどう組み込むか」が実務上のハードルになります。

6. まとめ

タイムスタンプは電帳法対応の唯一の方法ではなく、事務処理規程の整備でも真実性の要件を満たせます。ただし検索要件（取引年月日・金額・取引先）は多くの広告代理店にとって必須対応であり、ここは管理の仕組みが対応のしやすさを大きく左右します。取引先数が多く証憑の形式もバラバラな広告業の場合、案件単位で証憑とデータを一元管理できる仕組みと事務処理規程を組み合わせることで、無理のない対応が可能になります。

7.ADMANでの対応例

ADMANは、案件・売上・原価を「プロジェクト・売上・原価」の3階層で管理する構造を持っており、案件ごとに取引先・金額・日付がひもづいた形でデータが登録されます。

● 案件（プロジェクト）単位で、どの取引先と・いつ・いくらの取引が発生したかが一元管理されています

● 見積書・注文書・発注書・請求書・納品書といった証憑発行機能を通じて、証憑データが案件・取引先に自動的に紐づきます

● オプションのファイル添付機能を使えば、媒体社や外注先から受け取った請求書PDFなどの電子取引データを、該当する案件・取引先の情報とセットで保存できます

つまり、「取引年月日・金額・取引先で検索できる」という電帳法の検索要件は、ADMANの案件管理の構造そのものと相性がよく、特別な追加対応をしなくても満たしやすい形になっています。あとは事務処理規程を整備して運用すれば、タイムスタンプ機能がなくても電帳法対応を実務レベルで進めることができます。

「タイムスタンプ機能がないから電帳法に対応できないのでは」とお悩みの広告代理店・広告制作会社のご担当者様は、まずは自社の電子取引の洗い出しと事務処理規程の整備から着手し、あわせてお気軽にADMANまでご相談ください。

※本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、税務・法務の個別判断については税理士・所轄税務署等にご確認ください。