一問一答

当社は広告業に関わる企業様向けに、基幹システム導入・入替前の業務改善コンサルティングも行っておりますので､
こういったご相談を数多くいただいております｡

どのような基幹システムを導入するかを検討する前に、下記3点の視点で、業務フローの見直しや業務改善のポイントを見つけましょう。

• 1)業務現場の現状とあるべき姿を明確化
• 2)システムを導入し業務を一元管理
• 3)システムを導入し業務を自動化

1.業務現場の現状とあるべき姿の明確化

業務を改善する際には､現在の業務状況と将来あるべき姿を明確にして
そのギャップをどう解決していくかを検討する必要があります｡

現状把握のために､まずは現在の業務フローを作成する

業務フローの作成は､ExcelやPowerPointでも作成が可能です｡
大切なのは1枚にまとめることです｡
A3サイズ1枚に作成されると全体の流れを掴みつつ､詳細を確認しやすいかと思います｡

業務フローは縦軸に関連する部署､横軸に時系列での処理や流れを書いていきます｡
このように現在の業務に関わるフローを書くことで､無駄な作業や効率が悪い点を書き出します｡

お客様の業務の中でよく出てくる課題として､以下の3点があります｡

• ･Excelやシステムへの二重入力､三重入力をされている作業がある｡
• ･何のためにこの作業をしているのかが分からない箇所がある｡
• ･同じような資料を複数作成している｡

このような課題について､業務内容の見直しを行っていきます｡

あるべき姿の業務フローを作成する

関係する部門やスタッフと話し合いを行うことで､お互いの認識を合わせ
双方で生じている誤解を解き､お互いが知らなかったことを明確にし､改善策を話し合います｡
そのあとに今後あるべき業務フローを書いていきましょう｡

2.システムを導入し業務を一元管理

一元化とは「ばらばらになっている物事を1つにする」という意味があります｡
業務の中で一元化の対象となるものとしてデータ､情報､入力などがあります｡

お客様のお話の中でよくある例として､

• 1)営業担当者は､取引先に関する売上･原価情報をExcelで作成｡
• 2)各部門長は､営業担当者から共有されたExcelで資料を作成｡
• 3)経理部門は､各部門長から共有されたExcelを取りまとめて､全社用の資料を作成｡
• 4)経営者用に資料を作成｡

このような業務を行っている場合､例えば売上情報に修正が入ると､
1)～4)までを再度やり直し､場合によっては修正ミスや修正漏れが発生する可能性があります｡
この一連の修正業務は効率が良いとは言えませんよね｡

しかしこれをシステムで一元化した場合には､
1)の営業担当者が取引先に関する売上情報を修正するだけで､上記のような1からやり直さなければならない
といった課題は解決します｡
つまり､システムを活用して､情報や作業の一元化を行うことで､業務効率は改善されます｡

3.システムを導入し業務を自動化

各担当者が帳票を作成する｡あるいはデータを各部門の各担当者から集めてくる｡
人の手が入り作業を行っている箇所は､業務効率が悪くなりがちです｡

こういった場合にも､システムの活躍が期待できます｡
例えば入力したデータを帳票にする､登録されているデータを集計し､集計帳票を作成する｡
ここでもシステムを活用することで､業務効率は改善されます｡

業務フローを見直したら､どのような基幹システムを導入するか検討を始めてみましょう。
当社では販売管理システムのご提供以外に､広告業に関わる企業様向けに基幹システム導入におけるコンサルティングを
行っております｡
基幹システム導入に関するより詳細な情報をご希望される場合は､当社webサイトお問い合わせフォーム､メール､
お電話にてお気軽にお問合せ下さい｡
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